При работе с почтой Gmail, дома или в офисе, полезно настроить этот почтовый клиент для максимального удобства. Многие компании привязывают свой домен к почте Gmail и работают через него.
Ведь почтовый адрес будет выглядеть гораздо солиднее, если в нем будет присутствовать имя вашего сайта, например, your_name@domain.ru.
Мы постараемся доступно рассказать об одной из множества функций почтового клиента Gmail. Автоматизировать ответы на письма – отличное решение, если вы получаете много e-mail с аналогичным запросом или содержанием.
Мы уже как-то писали, как настроить автоответчик на почту когда вы, например, уезжаете на отдых или в командировку. Но время не стоит на месте, и настроить автоответы теперь можно еще круче, с помощью специального расширения для Chrome под названием “Email Autoresponder” с гибкими настройками – и не только для пресловутого статуса ”Out of Office”.
КАК НАСТРОИТЬ АВТООТВЕТ
Откройте Google Chrome и зайдите в свою почту Gmail. Создайте черновик письма (или несколько черновиков). Это будет ваш шаблон для автоответа. Можно добавить вложения к письму, красиво отформатировать текст, добавить картинку с логотипом или вставить подпись в виде HTML-кода. Установите расширение “Email Autoresponder” в вашем браузере Chrome по ссылке.
https://chrome.google.com/webstore/detail/email-autoresponder/aohckefanobajaljiobafejcdjjefejl
Система сама создаст новую Google-таблицу и предложит перейти в “Дополнения” – “Email Autoresponder” – “Create a new rule”.
Далее с помощью фильтров выберите черновик письма, настройте адресатов, укажите имя отправителя и временные промежутки отправки. Создатели расширения заботливо добавили ссылку на видео-инструкцию рядом, если будет что-то не понятно.
С помощью этого расширения вы сможете, например, отправлять автоответы вашим клиентам о том, что их письмо было получено, и менеджер ответит им в ближайшее время. Получив такое письмо от техподдержки, по личному опыту, сразу становится спокойно, что не ошибся адресом и что письмо не ушло “в никуда”. Здесь очень гибкие и продвинутые настройки. Можно, например, направлять автоответы только на непрочитанные письма, датированные не раньше определенного числа и содержащие в теме письма ключевые слова вроде “support” (поддержка) или уникальный номер клиента “Client ID”, принятые в вашей компании.
После того, как вы настроили правила для “автоответчика”, расширение работает в фоновом режиме. Вы можете закрыть Google-таблицу, где делали настройки, и расширение будет продолжать работать без вашего участия. Оно отслеживает подходящие по параметрам письма раз в час и отправляет ответы, используя ваши черновики. Периодичность “отслеживания” можно также поменять в настройках.
По похожему принципу работают другие приложения для оптимизации бизнес-процессов в компании, например печати или конвертирования файлов. Можно настроить автоматическую печать PDF и других документов и серьезно снизить нагрузку на ручной труд сотрудников и расходы бумаги в компании. IT-специалисты на предприятии могут настроить так, чтобы процессы происходили в “тихом” режиме (silent mode), и файлы выводились на печать или конвертировались в нужный формат, лишь попав в нужную “расшаренную” папку.
И заключение – для продвинутых пользователей. Если вас не пугает слово JavaScript и вообще копание в настройках – попробуйте Google Apps Script. Этот инструмент позволяет расширить и оптимизировать работу со всеми приложениями Google: Gmail, Calendar, Hangouts, Chrome, Docs, Forms и Sheets. Напишите, пожалуйста, в комментариях, какие инструменты и трюки вам были бы интересны в следующей статье.
P.S. Посетите Карту блога для получения других компьютерных советов.